(sửa đổi tại Đại hội IV, 27/12/2020)
I. TÔN CHỈ, MỤC ĐÍCH
Họ Phan Việt Nam là một tổ chức dòng họ trong cộng đồng dân tộc Việt Nam, có mục đích đoàn kết, tập hợp rộng rãi những người cùng họ Phan, nam cũng như nữ, trong nước cũng như ở nước ngoài, trên nguyên tắc tự nguyện, nhằm những mục đích chủ yếu sau đây:
1.1. Tương thân, tương ái giúp đỡ lẫn nhau về mọi mặt trong cuộc sống;
1.2. Nghiên cứu, sưu tầm tài liệu, thông tin giúp nhau mở rộng hiểu biết về dòng họ, cùng nhau phát huy những truyền thống tốt đẹp của dòng tộc, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước;
1.3. Hỗ trợ, động viên nhau ra sức học tập, lao động, trau dồi phẩm chất, đạo đức để xứng đáng với tổ tiên và chăm lo giáo dục con cháu tiếp bước tiền nhân, gìn giữ, phát huy, truyền thống tốt đẹp của dòng họ, vừa gìn giữ bản sắc văn hóa dân tộc, vừa chọn lọc tiếp thu văn hóa tiên tiến của nhân loại trong bối cảnh toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ.
II. HỆ THỐNG TỔ CHỨC
Hệ thống tổ chức của họ Phan Việt Nam có 4 cấp:
2.1. Cấp cơ sở: Cơ sở của cộng đồng họ Phan Việt Nam là các chi phái họ Phan ở làng, xã, khu phố, phường, thị trấn…, có ban điều hành việc họ.
2.2. Cấp huyện: Gồm các chi phái họ Phan ở các địa phương trên địa bàn huyện, có Hội đồng họ Phan huyện.
2.3. Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Gồm họ Phan các huyện, quận, thị xã và thành phố trực thuộc tỉnh, có Hội đồng họ Phan tỉnh/thành phố (trực thuộc trung ương).
2.4. Cấp trung ương: Gồm họ Phan các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, có Hội đồng họ Phan Việt Nam.
Tuy nhiên, tùy tình hình cụ thể của địa phương mà không nhất thiết có tổ chức Hội đồng họ Phan cấp huyện/quận.
III. NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG VÀ NỀ NẾP SINH HOẠT
3.1. Hội đồng họ Phan các cấp hoạt động theo nguyên tắc Dân chủ tập trung. Hội đồng họ Phan các cấp trước hết cần coi trọng thỏa đáng nguyên tắc hiệp thương dân chủ trong bàn bạc và ra quyết định; khi đã có quyết định thì nghiêm chỉnh thực hiện.
3.2. Ban điều hành họ Phan cấp cơ sở.
Theo phong tục, tập quán lâu nay của dòng họ ở địa phương mà thành lập Ban điều hành việc họ hoặc có tên gọi cho phù hợp. Nhiệm kỳ công tác và nề nếp sinh hoạt do họ Phan cấp cơ sở quy định.
3.3. Hội đồng họ Phan (HĐHP) cấp huyện, quận, thị xã (thuộc tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương), sau đây gọi chung là HĐHP cấp huyện.
Những nơi có thành lập HĐHP cấp huyện, thì HĐHP cấp huyện có Chủ tịch, phó Chủ tịch, Tổng thư ký và một số ủy viên phụ trách tổ chức, tài chính, phả hệ, tuyên truyền đối ngoại, khuyến học,…
HĐHP cấp huyện, định kỳ 3 ÷ 6 tháng họp một lần, trừ trường hợp bất thường.
Mỗi năm 01 lần (vào tháng 11 dương lịch), HĐHP cấp huyện báo cáo bằng văn bản tình hình hoạt động của huyện lên HĐHP cấp tỉnh, trừ trường hợp đột xuất, có báo cáo riêng.
Nhiệm kỳ công tác của HĐHP cấp huyện là 5 năm.
3.4. Hội đồng họ Phan cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, sau đây gọi chung là HĐHP cấp tỉnh.
HĐHP cấp tỉnh có Chủ tịch, phó Chủ tịch thường trực, các phó Chủ tịch phụ trách Tồ chức, Tài chính, Tuyên truyền đối ngoại, Phả hệ, Tổng thư ký, Chánh Văn phòng và một số ủy viên phụ trách các mặt công tác.
Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư ký, Chánh Văn phòng HĐHP tỉnh và một số Chủ tịch HĐHP huyện hoặc một số Trưởng ban điều hành họ Phan cơ sở hợp thành Ban thường vụ HĐHP tỉnh.
Tùy tình hình cụ thể, có thể thành lập Ban thường trực HĐHP cấp tỉnh gồm một số thành viên trong Ban thường vụ.
HĐHP cấp tỉnh, định kỳ 6 tháng họp một lần, trừ trường hợp bất thường.
Mỗi năm 01 lần (vào tháng 11 dương lịch), HĐHP tỉnh báo cáo bằng văn bản tình hình hoạt động của tỉnh lên HĐHP Việt Nam, trừ trường hợp đột xuất, có báo cáo riêng.
Nhiệm kỳ công tác của HĐHP cấp tỉnh là 5 năm.
3.5. Hội đồng họ Phan Việt Nam.
HĐHP Việt Nam gồm: Chủ tịch, phó Chủ tịch thường trực, các phó Chủ tịch phụ trách Tổ chức, Tài chính, Tuyên truyền đối ngoại, Khoa học Phả hệ, Tổng thư ký, Chánh Văn phòng, các ủy viên của các Ban chuyên môn, Chủ tịch hoặc phó Chủ tịch HĐHP các tỉnh.
Ban Thường vụ HĐHP Việt Nam gồm Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư ký, Chánh Văn phòng và Chủ tịch hoặc phó Chủ tịch HĐHP một số tỉnh.
Ban Thường trực HĐHP Việt Nam gồm Chủ tịch, các phó Chủ tịch, Tổng Thư ký, Chánh Văn phòng.
Nhiệm kỳ công tác của HĐHP Việt Nam là 5 năm.
HĐHP Việt Nam họp hội nghị (có thể là hội nghị mở rộng) vào khoảng thời gian giữa hai kỳ Đại hội đại biểu họ Phan Việt Nam.
Ban Thường vụ HĐHP Việt Nam mỗi năm họp hội nghị một lần. Trong trường hợp cần thiết thì họp hội nghị bất thường, hoặc có thể trao đổi qua thư tín, điện thoại, email, không nhất thiết phải họp mặt.
Ban Thường trực HĐHP Việt Nam họp hội nghị không định kỳ, nhưng bảo đảm hiệu quả giải quyết công việc thường xuyên của họ Phan Việt Nam.
3.6. Các Ban điều hành họ Phan cơ sở và HĐHP các cấp đề cao tính năng động và chủ động trong hoạt động, trong mối quan hệ hài hòa với hoạt động chung của HĐHP Việt Nam.
3.7. Các Ban điều hành họ Phan cơ sở và HĐHP các cấp tự túc kinh phí hoạt động. Nguồn kinh phí có thể là: huy động đóng góp của đồng tộc, vận động lòng hảo tâm, ủng hộ, tài trợ của những người thuộc nội, ngoại tộc trong và ngoài nước. Để bảo đảm hoạt động bình thường của HĐHP Việt Nam, ngoài các nguồn kinh phí nói trên, HĐHP các tỉnh/thành phố (trực thuộc trung ương) có nghĩa vụ đóng góp theo mức quy định. Trong trường hợp cần thiết, HĐHP Việt Nam huy động sự đóng góp của toàn thể bà con đồng tộc, của các nhà hảo tâm trong và ngoài nước để phục vụ cho hoạt động có ý nghĩa đặc biệt của họ Phan Việt Nam.
3.8. HĐHP cấp huyện, tỉnh, trung ương có con dấu màu mực đỏ với mẫu thống nhất về nội dung như một số ví dụ sau đây:
|
HỘI ĐỒNG HỌ PHAN VIỆT NAM |
|
HỌ PHAN VIỆT NAM HỘI ĐỒNG HỌ PHAN TP HỒ CHÍ MINH |
|
HỌ PHAN HÀ TĨNH HỘI ĐỒNG HỌ PHAN HUYỆN ĐỨC THỌ |
- Con dấu của HĐHP Việt Nam:
Dòng thứ 1: HỘI ĐỒNG (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 16)
Dòng thứ 2: HỌ PHAN (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 22)
Dòng thứ 3: VIỆT NAM (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 16).
- Con dấu của HĐHP tỉnh:
Dòng thứ 1: HỌ PHAN VIỆT NAM (chữ in hoa Times New Roman đậm, cỡ 10)
Dòng thứ 2: HỘI ĐỒNG (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 15)
Dòng thứ 3: HỌ PHAN (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 18)
Dòng thứ 4: chữ in hoa Arial đậm, cỡ chữ tùy thuộc độ dài của tên tỉnh/thành phố (trực thuộc trung ương).
- Con dấu của HĐHP huyện:
Dòng thứ 1: HỌ PHAN (TÊN TỈNH) (chữ in hoa Times New Roman đậm, cỡ 10)
Dòng thứ 2: HỘI ĐỒNG (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 15)
Dòng thứ 3: HỌ PHAN (chữ in hoa Arial đậm, cỡ 18)
Dòng thứ 4: chữ in hoa Arial đậm, cỡ chữ tùy thuộc độ dài của tên huyện.
- Về hình dạng, kích thước con dấu của HĐHP Việt Nam, tỉnh, huyện: hình chữ nhật
3.9. Cộng đồng họ Phan Việt Nam suy tôn Ngài Phan Tây Nhạc là Thượng thế tổ họ Phan, hiện thời lấy nơi thờ tự Ngài - Thành hoàng làng - ở đình Thị Cấm, phường Xuân Phương, Nam Từ Liêm (đã được công nhận di tích lịch sử cấp quốc gia) làm nơi hội tụ tâm linh của toàn thể họ Phan Việt Nam, lễ hội vào ngày sinh của Ngài: 12 tháng 2 âm lịch hàng năm.
Quyết tâm sớm xây dựng Đền thờ Phan Tây Nhạc Đại vương tại thôn Song Nga, xã Hà Bắc, huyện Hà Trung, tỉnh Thanh Hóa.
3.10. Cờ họ Phan, Bài ca họ Phan, Huy hiệu họ Phan được sử dụng thống nhất trong cả nước.
IV. QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA THÀNH VIÊN CỘNG ĐỒNG HỌ PHAN VIỆT NAM
A. Quyền lợi
4.a.1. Được sự quan tâm giúp đỡ về mọi mặt của đồng tộc.
4.a.2. Được cung cấp tài liệu, thông tin để tìm hiểu về họ Phan, trên cơ sở đó, có thể giúp ích cho việc kết nối, truy tìm cội nguồn dòng họ.
4.a.3. Được quyền tham gia các hoạt động của dòng họ, đề đạt nguyện vọng để được sự hỗ trợ, giúp đỡ cần thiết của họ Phan và đóng góp ý kiến về sự điều hành hoạt động của HĐHP các cấp.
B. Nghĩa vụ
4.b.1. Tự nguyện thực hiện đầy đủ Quy ước của họ Phan Việt Nam.
4.b.2. Quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ đồng tộc về tinh thần cũng như vật chất khi gặp hoàn cảnh khó khăn, hoạn nạn trên tinh thần tương thân, tương ái.
4.b.3. Phát huy truyền thống tốt đẹp của dòng họ, giữ gìn sự đoàn kết, thống nhất của dòng họ, giáo dục thế hệ trẻ, trước hết là con cháu trong gia đình mình. Đồng thời bằng những việc làm thiết thực, cụ thể góp phần xây dựng cộng đồng họ Phan Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ, vững chắc.
V. KHEN THƯỞNG VÀ KỸ LUẬT
5.1. Thành viên của cộng đồng họ Phan có thành tích nổi bật, làm rạng danh họ Phan thì được tuyên dương, khen thưởng.
5.2. Thành viên vi phạm Quy ước của họ Phan, ảnh hưởng đến thanh danh của họ Phan thì được góp ý, nhắc nhở.
VI. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Quy ước này thay thế cho “Quy ước” được thông qua tại Đại hội III và được thực hiện thống nhất trong cả nước ngay sau khi được thông qua tại Đại hội đại biểu họ Phan Việt Nam lần thứ IV. Trong quá trình thực hiện sau này, có thể bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với thực tế tình hình mới. Việc bổ sung, sửa đổi Quy ước phải do Thường vụ HĐHP Việt Nam đề nghị và Đại hội đại biểu họ Phan Việt Nam thông qua.
